فتح مكتب ارتباط في تركيا: الترخيص وحدود النشاط والالتزامات السنوية

ما هو مكتب الارتباط؟

يستخدم المكتب المرخص للأنشطة غير المدرة للدخل مثل دراسة السوق والترويج ومراقبة جودة الموردين والتنسيق الفني أو الإدارة الإقليمية ضمن نطاق الإذن. وليس شركة تجارية منخفضة التكلفة ولا شخصاً اعتبارياً مستقلاً.

إذا كان العمل سيبرم عقود العملاء أو يصدر الفواتير أو يستلم الثمن أو يبيع المخزون أو يقدم خدمة بأجر، فالأصل تقييم فرع أو شركة تابعة قبل بدء الدخل المحلي.

ملف الترخيص

يذكر الدليل الرسمي 15 يوم عمل للطلب الكامل، وقد تطول المدة بسبب مستند ناقص أو رأي قطاعي. ويمكن منح الإذن الأول لمدة تصل إلى ثلاث سنوات ضمن النشاط المعلن.

• نموذج الوزارة وبيان تفصيلي للنشاط
• تعهد بعدم ممارسة نشاط تجاري
• شهادة نشاط مصدقة للشركة الأجنبية
• التقرير السنوي أو الميزانية وقائمة الدخل للشركة الأم
• تفويض الشخص الذي سيدير المكتب
• وكالة عند تقديم الطلب بواسطة ممثل آخر
• خطة تشغيل وميزانية وتوظيف قابلة للتصديق

استخدم النموذج الحالي وأثبت تاريخ الشركة الأم

يستخدم نموذج الوزارة الحالي وتعهد عدم التجارة بدلاً من نسخ نموذج قديم بصياغة حرة. ويجب أن تتطابق الصلاحية ووصف النشاط والمعلومات المالية مع سجلات الشركة الأم المصدقة.

يجوز للوزارة عند الحاجة تقييم دليل على أن الشركة الأم تعمل في الخارج منذ سنة على الأقل. لذلك لا تفترض شركة أم حديثة بلا نشاط مثبت قبولاً تلقائياً؛ بل يشرح تاريخ التشغيل والتمويل وخطة تركيا المحددة منذ البداية.

التمديد يقوم على الأدلة

تراجع الوزارة النشاط السابق والخطة المستقبلية والإنفاق والموظفين. ولا تمدد عادة المكاتب المرخصة لدراسة السوق أو ترويج منتجات وخدمات الشركة الأجنبية في الإطار المنشور.

لذلك لا يكفي استمرار عقد الإيجار؛ ينبغي إظهار العمل المنجز وفائدته للشركة الأم وسبب بقاء الوجود غير التجاري.

المحاسبة والرواتب والتقرير السنوي

عدم وجود دخل تجاري لا يعني عدم وجود دفاتر. وقد تنشأ التزامات الإيجار والرواتب والدمغة والضمان. كما أن إعفاء رواتب بعض الموظفين من ضريبة الدخل مشروط بتمويل أجنبي وشروط قانونية أخرى، وليس تلقائياً لكل مكتب.

• التسجيل للالتزامات الضريبية والاستقطاعية ذات الصلة
• تسجيل مكان العمل والموظفين في الضمان عند اللزوم
• حفظ إثبات تحويل تكاليف المكتب من الخارج وصرفها
• إبلاغ تغييرات العنوان والممثل والشركة الأم في المدة المقررة
• تقديم نموذج النشاط EK-4 وأدلة المصروفات حتى نهاية مايو كل عام

علامات تجاوز الحظر التجاري

• قبول الطلب بصورة ملزمة بعد التفاوض
• استلام مبلغ من عميل تركي في حساب المكتب
• إصدار فاتورة أو مستند إيراد
• شراء مخزون محلي وإعادة بيعه
• تحويل الدعم الفني إلى خدمة محلية مدفوعة
• إبرام العقد فعلياً في تركيا ولو وقع اسمياً في الخارج

الانتقال من مكتب ارتباط إلى هيكل تجاري

لا يتحول المكتب إلى شركة محدودة بمجرد تعديل واحد. تؤسس شركة تابعة أو فرع جديد، ويغلق المكتب بإجراء مستقل وتبليغات للوزارة. وتوزع خطة الانتقال العقود والإيجار والأصول والموظفين والرصيد والبيانات على الهيكل والتاريخ الصحيحين.

لا يبدأ إصدار الفواتير من المكتب أثناء انتظار جاهزية الكيان التجاري. وبعد اكتمال الضريبة والبنك والتراخيص وتصاريح العمل، ينقل النشاط في تاريخ موثق وتستكمل سجلات المكتب النهائية لدى الضريبة والضمان والوزارة.

المكتب أم الفرع أم التابعة؟