Türkiye'de İrtibat Bürosu Açmak: İzin, Faaliyet Sınırı ve Yıllık Yükümlülükler

İrtibat bürosu ne için kullanılır?

İrtibat bürosu, yabancı bir şirketin Türkiye pazarını ticari satış yapmadan tanıması ve belirli destek faaliyetlerini yürütmesi için izinli yapıdır. Pazar araştırması, ana şirket ürünlerinin tanıtımı, tedarikçi kalite kontrolü, teknik destek, iletişim ve bölgesel yönetim gibi faaliyetler izin kapsamına göre düşünülebilir.

Büro ayrı bir ticaret şirketi değildir ve gelir getirici sözleşmenin tarafı olamaz. Türkiye'de müşteriye fatura kesilecek, satış yapılacak veya hizmet bedeli tahsil edilecekse iştirak ya da şube gibi ticari bir yapı değerlendirilmelidir.

İzin verilebilen faaliyet örnekleri

Başvuru ve gerekli belgeler

Eksiksiz başvuruların değerlendirilmesi resmî rehberde 15 iş günü olarak belirtilse de ek bilgi, sektör görüşü veya belge düzeltmesi bu takvimi uzatabilir.

• Bakanlığın başvuru formu
• Yürütülecek işi ve ticari faaliyette bulunulmayacağını açıklayan taahhüt
• Yabancı şirketin apostilli veya konsolosluk tasdikli faaliyet belgesi
• Ana şirketin yıllık raporu veya bilanço ve gelir tablosu
• Büro faaliyetlerini yürütecek kişiye verilen yetki belgesi
• Başvuru başka temsilciyle yürütülüyorsa vekâletname
• Faaliyet planı, tahmini gider ve personel öngörüsü

Başvuru formu, taahhüt ve ana şirket geçmişi

Kuruluş dosyasında Bakanlığın güncel başvuru formu ve irtibat bürosunun ticari faaliyette bulunmayacağına ilişkin taahhüt kullanılmalıdır; eski örneklerden kopyalanan serbest metinler yerine Bakanlığın yayımladığı güncel formlar esas alınır. Yetki, faaliyet ve mali tablo belgeleri formdaki beyanlarla eşleşmelidir.

Bakanlık gerekli gördüğünde ana şirketin yurt dışında en az bir yıldır faal olmasını ve bunu kanıtlayan kayıtları değerlendirmeye alabilir. Bu nedenle yeni kurulmuş, cirosu veya gerçek faaliyeti gösterilemeyen bir ana şirket için izni otomatik kabul etmek doğru değildir; faaliyet geçmişi ve Türkiye planı baştan açıklanmalıdır.

İzin süresi ve uzatma

İlk kuruluş izni, beyan edilen faaliyet kapsamında en fazla üç yıl verilir. Süre uzatımında geçmiş faaliyetler, gelecek dönem iş planı, Türkiye'deki harcamalar ve çalışan sayısı değerlendirilir. Pazar araştırması veya yabancı şirket ürünlerinin tanıtımı amacıyla verilen izinlerin uzatılmaması esastır.

Uzatma başvurusu izin sona ermeden önce yapılmalıdır. Büronun fiilen izin kararındaki faaliyeti yaptığını gösteren rapor, personel ve gider kanıtları dosyanın merkezindedir; yalnızca kira sözleşmesinin devam etmesi yeterli değildir.

Kuruluş sonrası kayıt ve bildirimler

• Vergi dairesi nezdinde kimlik ve stopaj yükümlülükleri için kayıt
• Kira sözleşmesi ve büro adresinin ilgili makamlara süresinde bildirilmesi
• Personel çalıştırılıyorsa SGK işyeri ve bordro süreçleri
• Adres, temsilci veya ana şirket unvanı değişikliklerinin bir ay içinde bildirilmesi
• Her yıl Mayıs sonuna kadar önceki yıl faaliyetlerine ilişkin EK-4 formu ve gider belgeleri
• Ana şirketten gelen fonların banka ve muhasebe izinin korunması

Vergi ve muhasebe: ‘gelir yok’ demek ‘kayıt yok’ demek değildir

İrtibat bürosu ticari kazanç elde etmediği için normal bir şirket gibi kurumlar vergisi mükellefiyeti hedeflemez. Bununla birlikte kira stopajı, çalışan bordrosu, damga vergisi, sosyal güvenlik ve belge saklama yükümlülükleri doğabilir. Giderlerin hangi faaliyetle ilgili olduğu ve yurt dışından karşılandığı düzenli kaydedilmelidir.

Çalışan ücretleri için gelir vergisi istisnası, Gelir Vergisi Kanunu'ndaki şartların birlikte sağlanmasına bağlıdır; yabancı işveren, ödemenin döviz olarak yurt dışı kazançlarından yapılması ve diğer koşullar dosya bazında incelenir. Her irtibat bürosu maaşının otomatik vergisiz olduğu söylenemez.

Ticari faaliyet sınırının ihlal edildiğini gösteren işaretler

• Büronun fiyat pazarlığı yapıp siparişi bağlayıcı biçimde kabul etmesi
• Türkiye'deki müşteriden büronun hesabına ödeme alınması
• Büronun fatura veya benzeri gelir belgesi düzenlemesi
• Yerel stokun büro tarafından alınıp satılması
• Ücretli teknik servis veya danışmanlık verilmesi
• Ana şirket sözleşmesinin gerçekte Türkiye bürosunda sonuçlandırılması

İrtibat bürosundan şirkete geçiş nasıl yapılır?

İrtibat bürosu tek kararla limited şirkete ‘dönüşmez’; yeni bir iştirak veya şube kurulur ve büro için ayrı kapanış/izin işlemleri yürütülür. Geçiş planı, müşteri ve tedarikçi sözleşmelerinin hangi tarihten itibaren yeni yapıda imzalanacağını; kira, demirbaş, çalışan, banka ve veri kayıtlarının nasıl aktarılacağını belirlemelidir.

Yeni ticari yapı fatura, vergi, çalışma izni ve ruhsat açısından hazır olmadan büro üzerinden satışa başlanmamalıdır. Büro kapatılırken vergi ve SGK kayıtları, Bakanlık bildirimleri, son faaliyet/gider dosyası ve kullanılmayan banka bakiyesi birlikte kapatılmalı; ticari faaliyete geçiş tarihi belgelenmelidir.

İrtibat bürosu, şube ve iştirak karşılaştırması