İşletmeler İçin Finansal Kontrol Listesi

Kapanış takvimini tasarlayın

Her veri kaynağı için kesim tarihi, hazırlayan, kontrol eden ve son tarihi belirleyin. Önemlilik ve eskalasyon kuralı olmadan hangi açık kalemin raporu engellediği anlaşılamaz.

Temel mutabakatlar

• Banka ve kasa ile ekstre/sayım
• Müşteri ve tedarikçi alt hesapları ile mizan
• Bordro, SGK ve çalışan ödemeleri
• Vergi beyannameleri ile tahakkuk hesapları
• Stok, sabit kıymet ve amortisman
• Kredi, faiz ve döviz bakiyeleri

İşlem ve erişim kontrolleri

• Yeni tedarikçi ve banka hesabı onayı
• Ödeme limiti ve çift onay
• Kullanıcı erişimi ve ayrılan personelin yetki iptali
• Manuel yevmiye kayıtlarının gözden geçirilmesi
• İade, alacak dekontu ve silme işlemleri

Kapatın ve yönetime açıklayın

Çözülemeyen kalemi, olası etkisini ve sorumlusunu belgeleyin. Yönetim raporu ciro, marj, işletme sermayesi, nakit ve tahmindeki önemli hareketi açıklamalıdır.

Kontrol ortamını ölçün

Geç mutabakat, tekrarlayan fark, manuel kayıt ve kapanış sonrası düzeltmeleri izleyin. Tekrar eden sorun sistem, sorumluluk veya eğitim ihtiyacını gösterir.

Aylık kapanış kontrol matrisi

Banka mutabakatı 'yapıldı' kutusundan ibaret olmamalıdır. Kontrol tarihi, hazırlayan, gözden geçiren, açık fark tutarı, farkın yaşı ve kanıt bağlantısı kayıt altına alınmalıdır. Aynı yapı cari hesap, stok, bordro, vergi ve sabit kıymet kontrolleri için de uygulanır.

Önemlilik ve risk düzeyine göre günlük, haftalık, aylık ve üç aylık kontroller ayrılır. Yüksek hacimli tahsilat ve ödeme akışları günlük; sabit kıymet sayımı daha seyrek olabilir. Kontrol sıklığı işlem hacmi ve hatanın etkisine göre belirlenmelidir.

Kontrol tasarlama adımları

• Süreçte oluşabilecek hata, kayıp ve suistimal riskini tanımlayın.
• Riski önleyen veya tespit eden kontrolü ve beklenen kanıtı belirleyin.
• Hazırlayan ve onaylayan rolleri mümkün olduğunca ayrıştırın.
• Kontrol sıklığını hacim, tutar ve risk seviyesine göre seçin.
• İstisna oluştuğunda sorumlu ve kapanış süresi atayın.
• Tekrarlayan istisnaları kök neden analiziyle süreç iyileştirmesine bağlayın.

Asgari aylık kapanış kontrolleri

• Tüm banka ve kasa hesaplarının mutabakatı
• Müşteri ve tedarikçi bakiyelerinin yaşlandırma ve teyidi
• Stok hareketi, sayım farkı ve negatif stok kontrolü
• Bordro, SGK, vergi tahakkuku ve banka ödemesi eşleştirmesi
• Gelir ve gider dönem ayırma kayıtlarının kontrolü
• Sabit kıymet, amortisman, kredi ve döviz değerleme kontrolü
• Bilanço hesaplarının belge ve alt listeyle desteklenmesi

Kontrol sonuçları nasıl raporlanmalı?

Yönetim her kontrol detayını değil önemli istisnaları görmelidir. Açık farkların tutarı, yaşı, finansal etkisi, sorumlusu ve beklenen kapanış tarihi tek sayfalık raporda gösterilebilir.

Kontrol eksikliğinin tekrarı, personelin daha dikkatli olması talebiyle kapatılmamalıdır. Sistem doğrulaması, yetki ayrımı, otomasyon veya süreç değişikliğiyle kök neden giderilmelidir.

Aylık kontrol takvimi

Kontrolün sahibi ve kanıtı olmalı

“Kontrol edildi” ifadesi tek başına iç kontrol değildir. Her kontrol için hazırlayan, inceleyen, tarih, kullanılan rapor, tolerans ve açık fark bulunmalıdır. Aynı kişinin hem ödeme oluşturması hem onaylaması hem de banka mutabakatını yapması mümkün olduğunca önlenir.

Küçük işletmede görev ayrılığı sınırlıysa banka bildirimleri, yönetici son onayı ve bağımsız aylık gözden geçirme gibi telafi edici kontroller kurulur.